Penentuan Subyek

a.      Penentuan Tajuk

Tajuk adalah dasar urutan yang digunakan untuk menyusun kartu-kartu dalam system katalog, yang pada umumnya merupakan kata-kata pertama dalam katalog. Ia dapat berupa nama pengarang, judul  atau subyek. Dalam katalogisasi terdapat dua macam tajuk, yaitu tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan.

Biasanya yang menjadi tajuk entri utama adalah nama pengarang atau badan korporasi  yang bertanggung jawab atas isi intelektual atau isi artistik suatu karya. Kalau tidak ada pengarang, maka judul karya yang  menjadi tajuk  entri utama. Adapun cara  memilih tajuk dari suatu karya adalah sebagai berikut :

1.      Karya pengarang tunggal

Karya pengarang tunggal ialah karya atau kumpulan  karya yang dikarang oleh seorang   pengarang.  Tajuk untuk karya semacam ini adalah pengarang itu sendiri.

2.      Karya pengarang ganda dengan pengarang utama

Bila suatu karya dikarang oleh  dua pengarang  atau lebih dan seorang diantaranya  merupakan pengarang utama, maka  tajuk utamanya adalah pengarang utama, sedangkan pengarang kedua menjadi  tajuk tambahan.

3.      Karya oleh tiga orang

Bila suatu karya dihasilkan oleh tiga orang pengarang,  maka tajuk utamanya  adalah nama pengarag yang pertama disebut, pengarang berikutnya sebagi tajuk tambahan.

4.      Karya lebih dari tiga orang

Karya jenis ini, tajuk utamanya adalah judul, sedang tajuk tambahannya adalah nama pengarang yang pertama disebut.

5.      Karya kumpulan / editor

Karya editor atau karya kumpulan adalah karya yang disusun  oleh seorang pengarang tetapi terdiri dari bermacam tulisan, atau karya dari beberapa orang yang kemudian dikumpulkan oleh seorang editor.   Penentuan tajuknya adalah sebagi berikut :

a)      Jika di dalam karya kumpulan itu ada pengarang tidak dinyatakan, maka tajuknya adalah judul, dan entri tambahan untuk pengumpul

b)      Karya kumpulan yang pengarang-pengarangnya  lebih dari tiga orang, maka tajuknya adalah pengarang yang disebut  pertama.  dan entri tambahan untuk pengarang lainnya dan editor.

2. Karya kumpulan yang pengarang-pengarangnya lebih dari tiga orang,  maka tajuknya adalah  judul dan entri tambahan untuk  pengarang pertama dan editor

6.      Karya campuran

Karya campuran adalah karya yang dihasilkan atas kerja sama beberapa pengarang yang masing-masaing pengarang itu mempunyai  fungsi yang berlainan. Biasanya kita temui dalam karya -karya terjemahan, saduran, karya lukisan, musik film dan lain-lain.

      Untuk menentuakan tajuk bagi karya-karya  yang demikian adalah sebagai berikut:

a)      Karya terjemahan, yang menjadi tajuknya adalah pengarang asli, sedangkan untuk penterjemah dibuatkan entri tambahan

b)      Karya  saduran, yaitu  saduran dari karya  asli dengan  perubahan atau pembuangan sehingga tidak jelas lagi bentuk aslinya, bisa terjadi dalam bahasa yang sama  atau dalam bahasa yang lain. Dalam hal demikian,  tajuknya adalah penyadur dan uraian tambahan dibuat untuk  pengarang asli

c)       Karya musisi, lukisan atau film, yaitu  hasil kerjasama antara pencipta musik dan penyanyi; pengarang dan pelukis; pengarang dan  penulis skenario,  maka tajuknya adalah  pengarang yang disebut pertama kali, dan tajuk  tambahan dibuat untuk pengarang-pengarang lainnya.

7.      Karya berhubungan, yaitu karya yang merupakan jilid  lanjutan, lampiran atau merupakan karya tambahan dari karya terdahulu, maka tajuknya adalah pengarang atau judul  sebelumnya.

8.      Karya anonim, yaitu  karya yang tidak mempunyai  nama pengarang dan atau tidak jelas nama pengarangnya, maka tajuknya adalah judul.

9.      Penerbitan berkala / berseri, yaitu terbitan yang keluar secara berturut-turut dan atau secara kronologis  serta dimaksudkan untuk terbit dalam waktu yang tidak tertentu. Yang termasuk dalam terbitan berkala adalah : majalah, bulletin, surat kabar, laporan tahunan, laporan kegitan berkala dll. maka tajuknya adalah judul untuk terbitan  yang mempyunyai  judul khusus, seperti Tempo, Kartini, Femina dll. Sedangkan terbitan berkala tanpa judul khusus, seperti Bulletin ...... , Berita ......., News Letter ......,  Jurnal ......,  dan lalinnya, maka tajuknya adalah badan  yang menerbitakannya. Contoh: “Bulletin IAIN Jakarta”, tajuknya : IAIN Jakarta.

Pembuatan Deskripsi Bibliografi

C.    PEMBUATAN DESKRIPSI BIBLIOGRAFI

a.      Bidang (Wilayah) Deskripsi Bibliografi

Dalam kegiatan deskripsi bibliografi, terdapat 8 (delapan) unsur (bidang / daerah) yang harus dicantumkan. Kedelapan daerah tersebut secara berurutan adalah sebagai berikut :

1.      Bidang Judul dan Keterangan Pengarang (Penanggung jawab) :

·         Judul Biasa

·         Judul Paralel

·         Keterangan Penanggung Jawab

2.      Bidang Edisi :

·         Keterangan Edisi

·         Keterangan Penanggung Jawab edisi

3.      Bidang Penerbitan (Publikasi)  dan Distribusi ( Impresum) :

·         Tempat Publikasi

·         Nama Penerbit

·         Tahun Publikasi

·         Tempat Percetakan

·         Nama Percetakan

4.      Bidang Deskripsi Fisik (Kolasi) :

·         Paginasi (jumlah halaman) dan atau jumlah jilid

·         Keterangan Ilustrasi

·         Ukuran

·         Bahan yang diikutsertakan

5.      Bidang Seri

·         Keterangan seri

·         Keterangan Sub seri

·         Penomoran Seri

6.      Bidang Catatan

7.      Bidang ISBN, jilid dan Harga :

·         ISBN (Internastional Standard Book Number)

b.      Tanda Baca Yang Digunakan

Berikut ini adalah beberapa tanda baca yang lazim digunakan dalam deskripsi bibliografi.

Bidang Judul dan Penanggung Jawab :

=          judul parallel

:           judul lain atau informasi judul lain (anak judul)

/           keterangan penanggung jawab pertama

;           keterangan penanggung jawab kedua atau berikutnya

Bidang Edisi :

.--         keterangan edisi

/           keterangan penanggung jawab pertama berkaitan dengan edisi

;           keterangan penanggung jawab kedua aatau berikutnya berkaitan dengan edisi

Bidang Publikasi dan Distribusi :

.--         Tempat Penerbit Pertama

:           Nama Penerbit

,           Tahun Penerbitan, Tempat Percetakan Pertama

;           Tempat Percetakan kedua atau berikutnya

:           Nama Pencetak

Bidang Deskripsi Fisik

.--         paginasi dan/atau jumlah jilid

:           keterangan ilustrasi

;           ukuran

Bidang Seri

.--         (keterangan seri)

,           nomor seri

Bidang Deskripsi Fisik :

.--         Paginasi dan atau jumlah jilid

:           Keterangan Ilustrasi

;           Ukuran

c.       Singkatan-singkatan yang digunakan

Dalam pembuatan atau pengetikan deskripsi bibliografi terdapat beberapa sinmgkatan yang sering digunakan. Singkatan tersebut ada yang berasal dari bahasa Indonesia, ada juga yang berasal dari bahasa Latin. Singkatan tersebut adalah sebagi berikut :

et.al.                = et.alii (dan lainnya)

ed.                   = edisi

cet.                  = cetakan

s.l.                    = sine loco (tempat terbit / cetak tidak ada)

s.n.                   = sine nominee (nama penerbit / percetakan tidak ada)

s.a.                   = sine anno ( tahun terbit tidak diketahui)

hal.                  = halaman

p.                                    = pagina (halaman)

ill. / ilus.           = ilustrasi

lamp.               = lampiran

v. / vol.            = volume

jil.                    = jilid

cm.                  = centimeter 

Pengertian Katalog dan katalogisasi, Bentuk dan Fungsi

A.    PENGERTIAN KATALOG DAN KATALOGISASI

Katalog atau katalogus dalam pengertian umum adalah daftar nama-nama, tempat dan barang-barang. Katalog dalam pengertian  khusus yakni yang dikenal dalam dunia perpustakaan, adalah daftar  bahan pustaka /  koleksi yang dimiliki oleh satu atau beberapa perpustakaan yang  disusun menurut system tertentu. Bahan pustaka meliputi buku, terbitan berkala, slide, piringan hitam, pita kaset, microfilm, CD ROM dll.

Katalogisasi adalah proses pembuatan katalog. Secara luas kegiatan tersebut dapat dibagi kepada dua (2) macam yaitu katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subyek. Katalogisasi deskriptif adalah kegiatan merekam dan mengidentifikasi data bibliografi, yakni data mengenai pengarang, judul, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, edisi  dan data buku lainnya yang diperlukan. Katalogisasi subyek ialah proses menentukan tajuk subyek dan nomor klasifikasi. Dalam hal terkahir ini prosesnya disebut juga klasifikasi.

Agar bahan pustaka dapat didayagunakan secara efektif dan efisien, perlu adanya pengolahan  bahan pustaka ( proses kartalogisasi tersebut). Lebih-lebih dengan berkembangnya teknik produksi buku yang mengakibatkan koleksi buku berkembang menjadi besar, maka seamakin terasa perlunya katalog. Tanpa diadakan katalogisasi, mencari buku-buku yang diperlukan akan sulit.  Oleh karena itu pustakawan mencari sarana atau alat yang dapat memberikan gambaran  tentang suatu buku / bahan pustaka  dalam bentuk catatan serta mengatur buku-buku di rak untuk memudahkan menemukan kembali jika diperlukan. Alat itulah yang kemudian disebut katalog atau katalogus.

Untuk memudahkhan proses pertukaran informasi antar perpustakaan atau pusat-pusat informasi lainnya, perlu adanya keseragaman dalam katalogisasi. Maka kemudian pada tahun 1967 diterbitkanlah suatu peraturan / pedoman katalogisasi internasional, yaitu Anglo American Cataloging Rules (AACR2). Dan dalam konteks Indonesia, disusun pula Peraturan Katalogisasi Indonesia, yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional.

B.     FUNGSI DAN BENTUK KATALOG

1.         Fungsi Katalog

Ada beberapa fungsi katalog  antara lain sebagai berikut :

1.      Sebagai wakil ringkas dari dokumen / bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.

2.      Sebagai sarana untuk menemukan kembali buku yang terdapat dalam koleksi perpustakaan.

3.      Memberikan informasi tentang ada tidaknya suatu buku dalam koleksi perpustakaan.

4.      Membedakan suatu karya dari karya lainnya yang mempunyai ciri yang sama.

5.      Memudahkan pemakai jasa perpustakaan menemukan informasi yang diinginkan  baik dengan pendekatan pengarang,  judul atau subjectnya.

 

b.      Bentuk-bentuk Katalog

Berikut adalah beberapa bentuk fisik  katalog :

1.      Katalog berbentuk kartu

Katalog ini berukuran 7 X 12 cm. Bentuk inilah yang paling banyak digunakan perpustakaan.  Katalog-katalog yang berbentuk kartu  yang telah tersusun secara sistematis dalam  laci-laci katalog dapat menerima entri-entri baru tanpa merubah susunan yang ada.

2.      Katalog berbentuk lembaran-lembaran lepas, kemudian dibendel (dijilid) menjadi satu atau beberapa berkas setelah disusun menurut system tertentu, contoh : Katalog Perpustakaan Muslim Nasional.

3.      Katalog berbentuk tercetak.

Setelah uraian-uraian katalog disusun menurut system tertentu, kemudian dicetak menjadi semacam  bibliografi sebanyak yang diperlukan. Kelebihan bentuk ini  ialah  katalog dapat diperbanyak dan dibawa kemana-mana. Tetapi kelemahannya tidak dapat menerima entri-entri baru. Ini berarti entri baru harus disusun dan dicetak  sebagai suplemen.

4.      Katalog Elektronik

Bentuk katalog ini muncul berkat kemajuan di bidang teknologi informasi seperti komputer. Dalam hal ini katalog berada dalam suatu basis data di komputer, sehingga tidak perlu lagi diadakan penyusunan dengan sistematika tertentu seperti bentuk lainnya. Kelebihan katalog bentuk ini adalah lebih cepat dan mudah diakses, menghemat tenaga dan biaya dalam pembuatannya, dan entri-entri baru dapat dimasukkan setiap saat. Kelemahannya ialah jika listrik padam, maka tidak bisa dipergunakan.

Selanjutnya, dari katalog komputer ini kemudian bisa diformat dalam bentuk CD-ROM. Kelebihannya ia bisa dibawa kemana-mana, tetapi untuk mengaksesnya tetap saja diperlukan perangkat komputer.

Pengantar Arsip

ARSIP

Secara etimologi arsip berasal dari  bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya.

Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Sebagai ilmu pengetahuan, kearsipan  memenuhi syarat-syarat universalism, organized, disinterestedness dan communalism. Semua itu  dikemukakan sebagai justifikasi terhadap  eksistensi kearsipan.

Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi.  Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan).

 Secara umum kita dapat mengidentifikasi dokumen dalam wujud korporil sebagai benda-benda artefak dan koleksi-koleksi antik dan karya  yang memiliki nilai historis dan archaic, khasanah  tersebut dikelola oleh museum.

Dokumen literair yang meliputi bidang perpustakaan disebut juga sebagai dokumentasi publik (dokumentasi yang terbuka untuk umum) yang dibedakan dengan dokumentasi privat (arsip). Dalam kaitan ini secara lebih rinci  kita dapat mengidentifikasi perbedaan  arsip dengan perpustakaan sebagai berikut:

1.                           Fungsi perpustakaan adalah menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak, sedangkan fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi dari bukti aktivitas / kegiatan suatu organisasi atau perorangan sebagai organic entity.

2.                           Pustakawan berhubungan dengan koleksi atau bahan pustaka dalam wujud berbagai kopi buku dari suatu terbitan yang sangat mungkin terdapat pada perpustakaan lain. Sedangkan arsiparis atau petugas kearsipan berhubungan dengan khasanah rekaman informasi berupa tulisan atau manuskrip yang unik dan tidak ada ditempat lain.

3.                           Arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas fungsional suatu organisasi atau personal, arsip seringkali terdapat keterkaitan informasi dengan arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas. Sedangkan bahan pustaka merupakan materi diskrit, dimana antara satu buku dengan buku lain tidak saling bergantung.

4.                           Bahan pustaka yang hilang dapat diganti dalam bentuk asli atau tersedia diperpustakaan lain, sedangkan arsip yang hilang tidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan tidak mungkin diperoleh dari tempat lain.

5.                           Pustakawan berinteraksi dengan buku-buku sebagai satuan individu yang masing-masing memiliki identitas tersendiri, sedangkan petugas kearsipan tidak umum memperlakukan arsip secara individu karena berkas arsip  adalah kesatuan informasi.

            Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara maju lembaga kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan, ini terutama dapat dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan perpustakaan di perguruan tinggi.

 Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya  bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sitem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem kearsipan

[1] Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai  yang lain.

Fungsi Arsip

Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).

Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam   penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

 Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun.[8] 

Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan  secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.

Kegunaan Arsip

            Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.

Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:

-         endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori kolektif instansi

-         pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan

-         sarana peningkatan efisiensi operasional instansi

-         memenuhi ketentuan hukum yang berlaku

-         bukti eksistensi instansi

Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:

-         bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional

-         rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa

-         bukti sejarah

Smash