PERANAN PSIKOLOGI DAN KOMUNIKASI
I. PENDAHULUAN
Integritas, objektifitas dan independensi merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan profesional seorang akuntan. Integritas adalah unsur karakter yang menunjukkan kemampuan seseorang untuk mewujudkan apa yang telah disanggupinya dan diyakini kebenarannya. Objektifitas berarti kejujuran dalam mempertimbangkan fakta, terlepas dari kepentingan pribadi yang melekat pada fakta yang dihadapinya. Sedangkan independensi berarti bebas dari pengaruh, tidak dikendalikan dan tidak tergantung pada orang lain.
Bagi akuntan yang berpraktik sebagai auditor disamping ketiga hal diatas, kemampuan berkomunikasi merupakan suatu hal lain yang sangat dibutuhkan dalam melaksanakan penugasan profesionalnya. Dalam proses audit, seorang auditor senantiasa berhubungan dengan pihak yang diaudit atau auditee. Hubungan ini diarahkan pada suatu kerjasama agar proses audit dapat berjalan dengan lancar dan hasil yang dicapai sesuai dengan yang diharapkan kedua belah pihak.
Dalam meningkatkan profesionalisme seorang auditor haruslah terlebih dahulu memahami dirinya sendiri dan tugas yang akan dilaksanakannya serta selalu meningkatkan dan mengendalikan dirinya dalam berhubungan dengan auditee. Auditor juga harus berusaha memahami perilaku auditee dan juga membangun komunikasi dan kerjasama dengan pihak auditee.
Disadari atau tidak bahwa auditor maupun auditee adalah individu-individu yang mempunyai ciri-ciri, sifat-sifat, ataupun kebiasaan-kebiasaan yang tampil secara khas melalui tingkah lakunya. Pemahamaan mengenai tingkah laku manusia menjadi penting bagi auditor manakala interaksi antara auditor dengan pihak auditee tidak berlangsung harmonis yang dapat mengganggu kelancaran proses audit.
Kondisi demikian memerlukan ketrampilan khusus atau keahlian seorang auditor untuk melakukan pendekatan yang lebih baik secara psikologis maupun komunikatif. Hal ini bertujuan agar para auditor dapat memahami atau mempelajari langkah-langkah dan cara-cara yang dapat ditempuh untuk dapat menjalin hubungan yang baik dengan pihak yang di audit.
II. Peranan Psikologi Dalam Audit.
Manusia sebagai individu merupakan kesatuan yang integral dan tidak dapat dipisah-pisahkaan antara aspek-aspek fisiologis, psikologis, dan sosial sebagai berikut :
a. Aspek Fisiologis : Manusia sebagai organisme dengan segala masalah biologis serta fungsinya seperti fungsi penginderaan, fungsi kelenjar, fungsi susunaan syaraf pusat,fungsi peredaaraan darah, dsb
b. Aspek Psikologis : Manusia dengan segala fungsi kemampuan psikis seperti pengamatan, perasaan, pikiran dan sebagainya
c. Aspek Sosial : Manusia dengan penghayatan pada kedua hal diatas dalam interaksinya dengan lingkungan atau dunia luar, baik secara pasif maupun aktif.
Dalam setiap tingkah laku, aspek-aspek tersebut memainkan peranannya sendiri-sendiri namun dalam keadaan tertentu salah satu aspek mungkin lebih menonjol dari aspek lainnya. Untuk memahami makna tingkah laku, semua aspek tersebut perlu diperhitungkan peranannya.
Contoh : Tingkah laku auditee yang tidak mau memberikan informasi/data yang diperlukan auditor, atau pada auditor yang meminta data secara kasar.
Kita dapat memahami bagaimana peranan aspek –aspek diatas pada kondisi demikian.
Peranan faktor psikologi dalam praktek audit bagi seorang auditor adalah :
· Penguasaan personal yakni ketrampilan untuk mengklarifikasi dan memahami visi orang, dan mempunyai kesabaran dalam mencapai tujuan
· Ketrampilan membuat asumsi, generalisasi, gambaran atau kesan secara mendalam dalam memahami kehidupan dan menentukan sikap yang harus diambil.
· Ketrampilan dalam menciptakan visi bersama sehingga segala usaha menuju tujuan tersebut tercapai.
· Seorang auditor dapat menciptakan suasana nyaman dan aman sehingga secara psikologis auditee tidak merasa teraancam dalam memberikan segala sesuatu atau informasi yang akan dibutuhkan dalam pelaksanaan proses audit.
Secara normal aspek psikologis bekerja bedasarkan aspek fisiologis yang sehat dan disesuaikan dengan keadaaan linngkungan sosial, fasilitas sekitarnya, serta nilai-nilai kehidupan yang ada. Kesatuan dari ketiga aspek tersebut dalam perkembangannya pada setiap orang berbeda. Karenanya sering disebut bahwa manusia adalah makhluk yang unik.
II. FUNGSI PSIKIS MANUSIA
- Persepsi
Merupakan kemampuan manusia dalam mengorganisasikan pengamatan. Implementasi dari hal tersebut bagi auditor adalah memberikan persepsi yang baik kepada pihak auditee. Bentuk konkret dari persepsi yang baik ini adalah tampilnya auditor dengan pakaian yang rapi, sopan santun, gaya bicara yang wajar.
Secara faktual satu objek yang sama dapat dipersepsikan berbeda oleh dua orang atau lebih. Hal ini disebabkan pada beberapa hal berikut :
- Perhatian.
Faktor ini disebabkan beda fokus perhatian. Contohnya adalah saat penugasan audit oleh dua orang auditor. Auditor A memfokuskan perhatian pada penerimaan oleh auditee yang ramah, sedangkan auditor B memfokuskan pada lingkungan kantor auditee yang kumuh dan terkesan kotor.
- Set.
Set adalah harapan seseorang akan rangsang yang timbul. Perbedaan set akan menimbulkan perbedaan persepsi. Contoh adalah perbedaan persepsi oleh dua orang mengenai harga suatu barang. Seorang mengatakan bahwa harga barang tersebut murah sedangkan yang lain mungkin akan mengatakan mahal.
- Kebutuhan.
Kebutuhan-kebutuhan sesaat maupun yang menetap pada diri seseorang akan mempengaruhi persepsi seseorang terhadap suatu hal.
Contoh : Suatu penugasan audit, oleh auditor A merupakan kebutuhan untuk mendalami pengetahuan baru tentang sebuah rekening yang khas dalam suatu perusahaan yang diaudit sedangkan auditor B mungkin menganggap penugasan tersebut sebagai kebutuhan untuk memperoleh penghasilan yang cukup lumayan.
- Sistem Nilai.
Sistem nilai yang berlaku di masyarakat dapat mempengaruhi persepsi anggota masyarakat.
Contoh : S adalah seorang wanita muda yang cantik, murah senyum dan banyak bicara dipersepsikan sebagai wanita yang genit oleh A yang hidup pada lingkungan dimana wanita semacam itu dianggap demikian. Sedangkan B mempersepsikan S sebagai wanita yang supel dan ramah karena lingkungan dimana B tinggal memang demikian.
- Ciri Kepribadian
Ciri kepribadian seseorang akan berpengaruh terhadap persepsi. Auditor A yang pemalu akan mempersepsikan direktur dari suatu auditee pada saat klarifikasi data sebagai tidak dalam tingkatnya, sedangkan auditor B yang supel akan melakukannya dengan biasa terhadap klarifikasi data yang dia butuhkan
- Berpikir dan Belajar
Belajar merupakan proses dimana seseorang menimbulkan atau memperbaiki tingkah laku melalui berbagai aksi atas situasi yang terjadi sehingga seseorang tersebut memperoleh pengetahuan atau ketrampilan yang baru. Proses belajar tidak hanya menyangkut aktivitas fisik saja tetapi terutama menyangkut kegiatan otak. Yang terakhir inilah yang disebut dengan berpikir.
Faktor-faktor yang mempengaruhi proses belajar :
- Waktu istirahat
- Pengetahuan tentang materi yang dipelajari secara menyeluruh.
- Pengertian terhadap materi yang dipelajari sebagai modal dalam belajar sesuatu.
- Pengetahuan akan prestasi sendiri.
Pada kondisi demikian kita diharapkan mampu melakukan self-evaluation sehingga akan membantu dalam proses belajar secara lebih cepat.
- Emosi
Emosi merupakan perasaan yang selalu menyertai perbuatan-perbuatan kita sehari-hari. Setiap orang mempunyai emosi yang berbeda-beda, terkadang seseorang meluapkannya dengan cara yang kurang etis tetapi adakalanya seseorang meluapkannya dengan cara yang santun. mukan auditor.
- Unsur-unsur dan Proses Komunikasi
Pemahaman mengenai unsur-unsur dan proses komunikasi merupakan hal yang penting pula bagi auditor agar komunikasi dapat dilakukan dengan baik. Unsur-unsur terjadinya komunikasi meliputi :
| Komunikator | Orang yang menyampaikan pesan |
| Pesan | Dapat berupa ide, informasi, keluhan, keyakinan, himbauan dan anjuran dengan bantuan bahasa, gerak-gerik, ekspresi wajah, gambar, warna dan isyarat lainnya. |
| Komunikan | Orang yang menerima pesan |
| Media | Sarana atau saluran yang mendukung pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya. |
| Efek | Dampak sebagai pengaruh dari pesan. |
Penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui berbagai sarana akan menimbulkan efek dalam komunikasi itu sendiri. Dan efek inilah sebenarnya hal yang pokok dalam komunikasi walaupun untuk memunculkannya membutuhkan seni tersendiri. Dampak efek yang ditimbulkan dari komunikasi adalah :
| Efek Kognitif | Efek ini bekaitan dengan pikiran, nalar atau rasio, misalnya komunikan yang semula tidak tahu menjadi tahu , yang semula tidak menjadi mengerti. |
| Efek Afektif | Efek ini berkaitan dengan perasaan, misalnya rasa senang dan tidak senang terhadap suatu pesan atau informasi. |
| Efek Konatif | Efek konatif ini berkaitan dengan efek yang menimbulkan kecenderungan untuk bertingkah laku tertentu secara fisik/jasmaniah |
Efektifitas komunikasi tampak dari dampak yang timbul dari ketiga efek tersebut. Memang tidak mudah untuk menimbulkan efek-efek tersebut, bahkan sering kali kita mengalami kegagalan dalam proses komunikasi. Penyebab kegagalan dalam komunikasi lebih disebabkan pada ketidakmampuan dan kondisi unsur-unsur komunikasi itu sendiri (Davis and Newstrom : 1985 ) :
| Komunikator | Tidak mampu berbahasa dengan baik dan benar (hambatan semantis). Awam mengenai pesan yang disampaikan. Diragukan kredibilitasnya, dll. |
| Pesan | Tidak menarik bagi komunikan atau tidak menyangkut kepentingan komunikan |
| Media | Terkadang media yang dipakai tidak tepat, terdapat gangguan mekanik, gangguan suara/berisik. |
| Lingkungan | Terjadi ketidakserasian secara sosiologis dan psikologis antara komunikan dan komunikator. |
Untuk mendukung keberhasilan dalam proses komunikasi, auditor perlu untuk memahami beberapa hal yang menjadi kunci dalam berkomunikasi:
| Credibility | Adanya saling kepercayaan antara auditor dengan auditee akan kemampuan professional masing-masing. |
| Context | Berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan dimana auditee berada. |
| Content | Terdapat adanya pengertian/pemahaman auditee terhadap tugas auditor serta adanya kepuasaan kedua belah pihak. |
| Clarity | Adanya kejelasan isi pesan dan tujuan audit yang hendak dicapai |
| Continuity and Consistensy | Komunikasi antara auditor dan auditee terjadi terus-menerus dan tidak bertentangan. |
| Capability of Audience | Auditor hendaknya menyesuaikan dengan kemampuan auditee. |
| Channel of Distribution | Media komunikasi, menggunakan yang sudah ada atau biasa. Contoh : telpon, faximile, internet, dll |
- Komunikasi Lisan dan Tertulis Dalam Audit.
Dalam audit, komunikasi lisan dan tertulis merupakan hal yang biasa dilakukan. Komunikasi lisan biasanya dilakukan dengan wawancara baik secara tatap muka (langsung) atau menggunakan media (tidak langsung). Komunikasi secara langsung diharapkan dapat menghindari adanya kesalahpahaman terhadap persepsi auditor dan auditee pada suatu wacana audit tertentu dan menciptakan suasana kerja yang penuh keakraban dan demokratis.
Komunikasi tertulis dalam audit biasanya bersifat konfirmasi, penyusunan kertas kerja audit, memo dan pembuatan laporan keuangan. Komunikasi tertulis ini pada dasarnya dapat digunakan sebagai bukti audit. Bukti audit inilah yang pada akhirnya akan menentukan hasil opini oleh auditor.
- Wawancara.
Wawancara merupakan suatu proses interaksi yang dilakukan dengan komunikasi lisan dengan menggunakan metode tanya jawab yang mempunyai tujuan tertentu. Menurut Sarlito Wirawan wawancara merupakan upaya untuk menggali pendapat, perasaan, sikap, pandangan, proses berpikir, proses penginderaan dan bebagai hal yang merupakan tingkah laku dari subjek yang diwawancarai. Pada dasarnya wawancara dilakukan secara berhadap-hadapan fisik antara auditor dan auditee.
Wawancara dalam audit digunakan untuk mendapatkan data maupun fakta yang digunakan untuk mencapai tujuan audit. Dalam kaitan ini berfungsi sebagai metode pelengkap atau sebagai kriterium. Sebagai metode pelengkap, wawancara digunakan sebagai alat untuk mencari informasi yang tidak dapat diperoleh dengan cara lain contohnya : investigasi dan observasi. Sedangkan sebagai kriterium, wawancara digunakan untuk menguji kebenaran dan kemantapan dari suatu bukti audit yang telah diperoleh sebelumnya.
Dalam wawancara audit, perlu dipertimbangkan adanya suasana psikologis yang penuh persahabatan, ramah tamah, saling menghargai, saling mempercayai dengan harapan auditee merasa aman, nyaman dan tidak merasa terancam sehingga informasi audit dapat diperoleh sesuai tujuannya. Pada kondisi demikian auditor diharapkan dapat menjaga penampilan diri, menguasai suasana dan benar-benar menimbulkan suasana yang bebas pada auditee.
Dalam pelaksanaan proses audit, di mana auditor dituntut untuk professional, maka auditor terlebih dahulu memahami dirinya sendiri dan tugas yang akan dilaksanakannya serta selalu meningkatkan dan mengendalikan dirinya dalam berhubungan dengan auditee. Auditor haruslah dapat memahami suatu lingkungan di mana terdapat beberapa auditee yang berbeda dalam segala tingkah laku dan kondisi yang menyertainya. Terlebih dulu dapat dilakukan pengamataan dan memberikan persepsi yang baik dalam bentuk penampilan diri auditor itu sendiri.
Apabila auditor merasa nyaman dalam bekerja maka dia dapat menyelesaikan pekerjaaan yang memuaskan bagi kedua belah pihak, demikian juga bagi auditee dalam memberikan informasi yang dibutuhkan auditor dalaam pelaksanaan tugas auditornya. Bila auditee tidak mau bekerja sama dalam pelaksanaan tugas dengan tidak memberikan data yang lengkap maka auditor harus mampu mencari permasalahan yang ada dibelakang tingkah laku auditee tersebut dengan mengamati dan melakukan interaksi serta pendekatan-pendekatan sehingga pada akhirnya dapat ditemukan akar permasalahan dan dapat dicari titik solusi yang baik.
Melakukan komunikasi yang baik dengan auditee untuk mencapai tujuan tertentudapat menghilangkan hambatan dan mencegah salah komunikasi dan mengembangkan sikap keterbukaan akan sangat mendukung dalam keberhasilan tugas kedua belah pihak.
V. SIMPULAN
Dalam rangka melaksanakan tugas profesionalnya, auditor dituntut untuk dapat selalu menjaga dan mencapai tujuan audit. Dalam mencapai hal tersebut auditor harus memperhitungkan berbagai faktor yang mempengaruhi dalam tugasnya. Faktor psikologi dan komunikasi audit merupakan faktor yang sangat mempengaruhi tugas auditor dilapangan manakala secara langsung maupun tidak langsung harus berhadapan atau berhubungan dengan audite. Karena auditee mempunyai sifat dan karakter yang berbeda-beda yang lebih dipengaruhi oleh suasana pribadi, budaya atau lingkungan. Pemahaman mengenai tingkah laku audite menjadi penting manakala interaksi antara auditor dan auditee tidak berlangsung harmonis yang dapat mengganggu kelancaran proses audit.
Hal diatas mendorong auditor untuk mengenali dirinya dan tugasnya dalam rangka meningkatkan dan mengendalikan diri dalam berhubungan dengan pihak auditee. Penampilan diri, kemampuan dan keahlian, etika pergaulan, kemampuan berkomunikasi, mampu membaca psikologis auditee dan sifat kepemimpinan merupakan faktor yang sangat penting dalam mendukung keberhasilan dalam penugasan audit.
DAFTAR PUSTAKA
Carl Gustav Jung, 1986, Menjadi Diri Sendiri : Pendekatan Psikologi Analitis, Jakarta, Gramedia.
Eugene Ehrlich, Gene R. Hawes, 1985, Speak for Succes, Semarang, Dahara Prize.
Keith Davis, John W Newstrom, 1985, Human Behaviour at Work : Organizational Behaviour, England, McGraw-Hill.
Mulyadi, Puradiredja, Auditing, 1998, Jakarta, Salemba Empat.
Reinberg, Tanosky, Tarrant, 1985, The New Pshychology for Managing People, Semarang, Dahara Prize.
Sarlito Wirawan Sarwono, 1992, Psikologi Lingkungan, Jakarta, Gramedia.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar