Sabtu, 09 April 2011

Bentuk Finishing atau Penyelesaian dalam Pengatalogan


G.    FINISHING

Secara bahasa finishing berarti penyelesaian. Dalam hal ini berarti kita menyelesaikan atau menuntaskan pekerjaan mengkatalog hingga buku benar-benar siap untuk dirakkan. Ada beberapa kegiatan dalam finishing, yaitu : pengetikan kartu katalog (entri data ke komputer bagi perpustakaan yang sudah komputerisasi), pelabelan buku, penempelan kantong dan kartu buku, penempelan slip tanggal kembali (date due slip), penjajaran (filing) kartu katalog, dan penjajaran buku di rak (shelfing).
1.      Pengetikan kartu katalog  
Ada dua macam sistem pengetikan kartu katalog, yakni sistem tradisional (yang selalu menggunakan tajuk entri utama dengan beberapa entri tambahan) dan sistem entri tajuk alternatif (alternative heading entries) yang tidak lagi membedakan entri utama dan entri tambahan. Dalam sistem ini semua entri didasarkan pada judul dan nilainya dianggap sama. Setiap tajuk akan dicantumkan langsung di atas deskripsi standar (ISBD).Sistem alternatif ini tampaknya lebih sederhana dan lebih mudah serta lebih praktis jika dibandingkan  dengan sistem  yang menggunakan entri utama. 
Dengan melihat contoh di atas kita bisa mengambil kesimpulan bahwa sistem yang kedua (sistem alternatif) memang lebih sederhana dan dapat dijadikan sebagai pilihan bagi perpustakaan. Namun demikian pilihan tetap diserahkan pada kebijakan masing-masing perpustakaan.

2. Membuat label

Label buku adalah merupakan call number (nomor panggil buku), biasanya diketik pada kertas berukuran 3,5 X 2,5 cm. dan ditempel pada punggung buku  dengan ukuran kurang lebih tiga centimeter dari bawah atau disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk memudahkan pekerjaan sebaiknya gunakanlah kertas label yang siap pakai sehingga tinggal menempelkannya. Adapun isi call number   adalah berupa nomor kelas yang terdapat di katalog. Lihatlah contoh berikut :

Text Box:           2X0
          TAJ
            d
Text Box:         492.03
        YUN
           k   
Text Box:          2X3.541
         QAR
             h





Setelah ditempelkan dengan rapi, sebaiknya label tadi diperkuat dan dilindungi dengan isolasi agar tahan lama dan tidak cepat lepas, atau lebih baik lagi jika buku langsung disampul dengan sampul plastik, sehingga lebih awet.

3. Kantong dan Kartu Buku

Kantong buku diperlukan untuk meletakkan kartu buku, ditempel di bagian belakang buku (pada halaman terakhir). Pada kantong perlu dicantumkan nomor induk buku. Adapun pada kartu buku dicantumkan nomor klasifikasi, nomor induk buku, keterangan copy, volume, nama pengarang, judul buku, dan kolom tanggal pinjam.Ukuran kartu biasanya 7,5 X 13 cm. Baik kartu maupun kantong buku tersebut bisa dibuat sendiri atau dipesan pada percetakan. 

Jika kolom kartu buku telah habis terpakai semuanya maka perlu diganti dengan kartu yang baru lagi.

4. Menempelkan date due slip
         
Date due slip (lembaran tanggal kembli) adalah lembar / slip yang ditempelkan pada halaman yang bersebelahan dengan kantong buku. Slip ini memuat kolom tanggal kembali, gunanya agar peminjam mengetahui kapan dia harus mengembalikan buku tersebut. Date due slip cukup dibuat dengan kertas biasa (tidak perlu dari percetakan). Posisi menempelkan slip ini perlu diperhatikan agar tidak merusak halaman buku. 
1.      Penjajaran Kartu Katalog (filing)
Sebagai sarana temu balik, katalog perlu disusun sedemikian rupa sehingga memudahkan penelusuran. Dalam mencari bahan pustaka seorang user biasanya mendekatinya melalui salah satu  dari  tiga pendekatan yang ada. Ada yang melalui pendekatan judul, ada yang melalui pendekatan pengarang, ada pula yang melalui subjeknya.
 Berbagai sistem penyusunan katalog telah dibuat dan diterapkan untuk memenuhi hal tersebut di atas. Di Inggris banyak perpustakaan menyusunnya dengan susunan entri berdasarkan klasifikasi, sehingga dperlukan tiga jajaran yakni jajaran berdasarkan klasifikasi, jajaran menurut abjad pengarang dan judul serta indeks subjek. Sebaliknya di Amerika, banyak dijumpai susunan leksikal (dictionary catalog) artinya entri pengarang, judul, dan subjek dijajarkan menjadi satu, disusun menurut abjad.  Ada pula perpustakaan yang menyusunnya menurut katalog terbagi dengan tiga jajaran yang semuanya disusun alfabetis, yaitu jajaran pengarang, judul, dan satu jajaran subjek. Semuanya disusun secara alfabetis.
Hal penting yang harus diperhatikan ketika kita menjajarkan entri-entri katalog, antara lain :
·         Singkatan yang berbentuk inisial diperlakukan sebagai kata yang terpisah, masing-masing terdiri dari satu huruf. Contoh, U.N.O.  Sedangkan akronim diperlakukan sebagai satu kata. Contoh, Pertamina, Kopkamtib, dsb.
·         Singkatan gelar dan bilangan di awal judul, disusun sebagai tertulis lengkap.   Contoh :
                        R.A.      (= Raden Ajeng) Kartini
                        1001     (= Seribu satu hadis) pilihan
·         Kata majemuk  yang dihubungkan dengan tanda penghubung di abjad seperti kata terpisah. Contoh, Afro-Asia  diabjad sebagai Afro Asia. Kata yang dihubungkan dengan awalan bi-, tri-, anti-, dsb. tetap diberlakukan sebagai satu kata.
·         Kata sandang dari bahasa asing pada awal kata seperti : A, The, De, Le, Al, dsb.
      dianggap tidak ada. Susunan didasarkan pada kata berikutnya. Contoh :
                            - Al-Ghazali, disusun pada kata Ghazali                       
                            - The Islamic art, disusun pada kata Islamic


2.      Filing bahan pustaka
Bahan pustaka (pada umumnya berbentuk buku) yang telah selesai proses pengolahannya   perlu dijajarkan dengan susunan yang memudahkan pemakai menemukannya kembali.  Dalam dunia perpustakaan ada dua macam cara penempatan buku di rak. Pertama penempatan yang bersifat tetap (fixed location) dan penempatan berkelas (relative location).
Pada sistem fixed location, setiap buku dtempatkan berdasarkan kronologis atau sesuai dengan urutan nomor induk. Ini berarti setiap buku terbaru menempati urutan terakhir dari penempatan. Sistem ini memang mudah untuk penempatan kembali, namun cukup sulit untuk penelusuran, karena subjek yang ada otomatis bercampur aduk. Pada umumya perpustakaan dengan sistem clossed acess menerapkan cara ini.
Adapun  pada sistem relative location buku ditempatkan sesuai dengan kelasnya masing-masing, sehingga subyek yang sama terkumpul dalam satu tempat. Sistem ini akan mempermudah penelusuran maupun penempatan kembali bahan pustaka tersebut. Dalam hal ini rak perlu dibagi sesuai dengan kelas-kelas yang ada, dan setiap lokasi harus diberi nomor kelas dari yang terkecil ke yang berikutnya.
           



Contoh penempatan tetap :
Text Box:  1
Text Box:  2

Text Box:  3
Text Box:  4

Text Box:  5
Text Box:  6

Text Box:  7
Text Box:  8


           

                                                                                                       dan seterusnya

           
Contoh penempatan relatif :
                                                  2X1.1       2X1.2        2X1.3        2X1.4      
                                                  IBN          MUH        KAT          SHI         
                                                  m              i                  t                 w

Dalam penyusunan buku secara relatif, nomor kelas yang sama diletakkan pada satu tempat dengan urutan sesuai abjad di bawahnya. Jika abjadnya sama, maka diurut lagi sesuai dengan huruf yang di bawahnya lagi. Jika masih sama juga perlu diletakkan sesuai dengan urutan volume (jika ada) dan copy-nya, contoh :

            2X4.8               2X4.8                    2X4.8                2X4.8
            SAB                 SAB                      SAB                  SAB
              f                        f                            f                         f
            v.1 c.1              v.1.c 2                   v.2 c 1               v.2 c.2    dst. 

Penentuan tajuk Subyek Seragam


G.    MENENTUKAN BENTUK TAJUK SERAGAM

Kegunaan dari tajuk/judul seragam adalah mengumpulkan semua entri dari suatu karya tertentu yang oleh karena berbagai edisi, terjemahan, saduran dsb, telah dikeluarkan dalam berbagai judul. Judul seragam dibuat untuk  karya-karya berikut :
a.  Karya klasik dan karya yang banyak diterbitkan dalam berbagai judul, contoh :
            Shakespeare, William
                        [A midsummer night’s dream]
                        Impian di tengah musim
            Seribu satu malam
                        Setan terkurung : nukilan kisah 1001 malam / oleh A. Fuad Said
            Mahabarata
            Ramayana
b.   Karya perundang-undangan dan sejenisnya
Tajuk seragam terdiri dari nama suatu wilayah yang menguasai yurisdiksi tertentu diikuti nama undang-undang dan sejenisnya dalam bahasa buku yang dikatalog. Contoh
                        Indonesia
                                    [Undang-undang dasar]
                        Indonesia
                                    [Undang-undang, peraturan, dsb]
                        Australia
                                    [Constitution]
                        Indonesia. Presiden
                                    [Keputusan, Instruksi, dsb]
c.   Perjanjian, pakta, dsb. Contoh :
                        Indonesia
                                    [Perjanjian, dsb. Malaysia]
                        Malaysia
                                    [Perjanjian, dsb.]
                        Indonesia
                                    [Perjanjian, dsb. Jepang, 1949 Okt.3]
d.   Kitab suci
Gunakan judul seragam untuk kitab suci, yakni judul yang umumnya dikenal dalam bahasa Indonesia. Contoh :
                        Qur’an
                        Alkitab
                        Weda
                        Qur’an. Surah Al-Kahfi
                        Alkitab. Perjanjian Lama
                        Alkitab. Perjanjian Lama. Kejadian
Untuk terjemahan kitab suci adalah sebagai berikut :
            Qur’an. Indonesia
            Qur’an. Surat Yasin. Sunda
            Alkitab. Jawa
            Alkitab. Perjanjian Baru. Inggris

Penentuan Tajuk Subyek Badan Koorperasi


G.    MENENTUKAN BENTUK TAJUK BADAN KORPORASI

Tajuk untuk badan korporasi adalah langsung pada namanya yang paling dikenal, kecuali bila menurut peraturan-peraturan yang berikut ini, suatu badan harus ditajukkan pada nama badan induknya atau pada nama pemerintah. Contoh :
            Lembaga Biologi Nasional
            Universitas Indonesia
            Ikatan Penerbit Indonesia
      
1.         Badan Pemerintahan, tajuknya : nama negara diikuti nama badan pemerintah. Contoh :
             Indonesia. Departemen Agama
             Indonesia. Mahkamah Agung
2.         Laporan resmi pejabat pemerintah,  tajuknya : nama negara diikuti jabatannya dan tahun  mulai menjabat serta nama  pribadinya dalam kurung. Contoh :
                        Jakarta (DKI). Gubernur
                        Bogor (Kabupaten). Bupati
                        Bogor (Kotamadya). Walikota
c.         Badan korporasi yang didirikan dan diawasi pemerintah, tajuknya ditentukan langsung pada nama badan itu. Badan-badan seperti ini antara lain :
a.       Badan yang mengerjakan kegiatan perdagangan, kebudayaan, sosial atau badan keilmuan atau yang menunjang kegiatan semacam itu. Contoh :
                        Badan Tenaga Atom Nasional
                        Badan Pengembangan Ekspor Nasional
                        Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
b.         Tempat kegiatan. Contoh :
                        Kebun Raya Bogor
                        Taman Ismail Marzuki
c.         Otoritas yang mengatur pelaksanaan pekerjaan umum. Contoh :
                        Otoritas Jati Luhur
                        Otoritas Pluit
d.        Bank, perusahaan dan usaha sejenis. Contoh :
                        Bank Indonesia
                        Perusahaan Listrik Negara
e.         Rumah Ibadah. Contoh :
                        Masjid Istiqlal
                        Masjid Agung Al-Azhar
4.      Badan-badan bawahan berinduk
Untuk badan yang mempunyai induk yang lebih dikenal, maka tajuknya adalah badan induk diikuti badan bawahan. Contoh :
            Universitas Indonesia. Fakultas Sastera
            Pertamina. Pusat Pendidikan dan Latihan

5.      Badan korporasi dengan nama sama
Seringkali dua badan korporasi atau lebih memiliki nama yang sama. Dalam hal ini pada tajuk perlu ditambah unsur pembeda yang dapat berupa tempat kedudukan badan korporasi tersebut seperti kota, wilayah, negara, pulau dan sebagainya; atau keterangan tahun berdirinya / pemerintahannya dan atau tahun pembubarannya.  Contoh :
            Akademi Pemerintahan Dalam Negeri, Medan
            Akademi Pemerintahan Dalam Negeri, Ujung Pandang

6.      Konferensi dan pertemuan sejenis
Konferensi dan badan sejenisnya yang dapat menjadi badan korporasi ialah pertemuan sekumpulan orang yang membahas suatu masalah dan bukan sekumpulan orang sebagai anggota suatu perkumpulan yang membicarakan masalah organisasi. Peraturan ini berlaku untuk konferensi dan badan sejenis yang memiliki sebutan yang dapat dipakai untuk mengenalnya.
Tajuk untuk konferensi, kongres, pertemuan, rapat, lokakarya, seminar, dsb ditetapkan di bawah nama pertemuan, diikuti dengan unsur-unsur seperti nomor (pertemuan keberapa, dinyatakan dalam bahasa Indonesia), tanggal dan tempat di mana pertemuan diadakan. Contoh :
            Konferensi Nasional Ekonomi Pertanian (ke-2 : 1970 : Bukittinggi)
            Kongres Kebudayaan Karo (1958 : Medan)
            Seminar Perpustakaan Biologi dan Pertanian (ke-7 : 1975 Peb. 6 : Bogor)
            Lokakarya Standarisasi Katalogisasi (1978 August. 11-12 : Jakarta)

Penentuan Tajuk Subyek Perorangan



F.     PENENTUAN BENTUK TAJUK PERORANGAN

     Kata utama ialah kata yang merupakan bagian nama yang diutamakan / ditonjolkan pada awal tajuk entri utama. Pada dasarnya kata utama ditentukan atas dasar pemilihan pada bagian nama yang lebih dikenal dan berdasarkan ketentuan  yang berlaku di negara yang bersangkutan. Di negara-negara yang  telah  ada kebiasaan  menggunakan nama keluarga, maka keluarga inilah yang lebih dikenal. Sebaliknya di negara yang mempunyai kebiasaan  yang beraneka ragam dalam menggunakan nama, akan sulit untuk menentukan bagian nama yang lebih dikenal. Maka untuk keseragaman dan untuk lebih memudahkan dalam menentukan kata utama, bagi pustakawan dibuatlah ketentuan-ketentuan yang sifatnya konsensus.
             Prinsip-prinsip umum  untuk menentukan bentuk tajuk perorangan ialah :
1.         Bentuk tajuk yang digunakan untuk nama orang ialah:
a.         Nama  yang paling dikenal.
b.         Nama yang  digunakan dalam karyanya.
Nama-nama ini dapat berupa nama samaran, nama sebenarnya, nama panggilan, gelar    nama berbentuk ringkas dari nama sebenarnya dan lain-lain.
2.      Kalau terjadi perubahan nama sehingga terjadi dua jenis nama atau lebih, maka bentuk tajuk bisa pada nama terbaru dengan penunjukan lihat  pada nama sebelumnya atau pada nama yang ada dalam karya-karyanya dengan penunjukan lihat juga pada masing-masing nama.
3.      Nama gelar akademis dan gelar kehormatan ditiadakan dalam menentukan bentuk tajuk atau dalam tajuk itu sendiri
4.      Untuk membedakan nama yang sama dalam tajuk, dapat dipergunakan sebutan, panggilan (seperti Pak, Nyonya, Bung), status / jabatan dan sering juga dibedakan dengan tanggal lahir / meniggal. Contoh :
                   Smith, John, 1920-            masih hidup
                   Smith, John, 1900-1975   telah meninggal
           
Cara menentukan kata utama untuk nama-nama pengarang adalah sebagai berikut :
a.       Nama  tunggal
Nama tunggal terutama terdapat  dalam nama-nama Indonesia, sedangkan nama orang Barat biasanya tidak pernah mempunyai nama tunggal kecuali nama sebagai bangsawan dan nama keagamaan. Kalau kita menemui nama Barat yang tunggal, perlu diteliti lebih lanjut untuk mengetahui kelengkapan nama tesebut. Kata  utama untuk nama tungal  adalah nama itu sendiri.  Contoh :
                        Komaruddin       tajuknya   Komaruddin
                       Baihaqi                              Baihaqi
b.      Nama ganda
      Nama ganda ada beberapa variasi:
Ø  Ada nama keluarga / marga, maka kata utamanya adalah nama keluarga diikuti dengan   nama diri dipisah oleh koma ( , ).
Contoh :   Harun Nasution          tajuknya       Nasution, Harun
                             John Kennedy                               Kennedy,  John
Ø  Tidak jelas ada nama  keluarga atau tidak,  maka kata utamanya adalah bagian nama terakhir. Contoh :           Muhammad Haddad      tajuknya       Haddad, Muhammad
                                                Mahmud Jalal                                 Jalal, Mahmud
Ø  Nama yang diakhiri dengan initial yang tidak diketahui kepanjangannya, maka kata utamanya seluruh nama tanpa dibalik.
Contoh :       Fachruddin HS              tajuknya       Fachruddin HS
Ø  Nama yang  diawali dengan initial yang kepanjangannya tidak diketahui, maka kata utamanya ditentukan pada bagian nama yang lengkap sesudah initial, diikuti dengan koma serta bagian nama lainnya. Contoh :
                        Z. Husein                      tajuknya          Husein, Z.
                        R.M. Jasni                                          Jasni, R. M.
                        K.A. Mohammad Arif                        Arif, Mohammad K. A.
Ø  Nama dengan sisipan seperti  bin / ibn, nan , di   dan semacamnya, maka kata utamanya dimulai  pada kata sebelum sisipan. Contoh :
             Abdullah b. Nuh                                tajuknya          Abdullah b. Nuh
             Ahmad Pura di Radja                        tajuknya          Pura di Radja, Ahmad
             Abas Sutan Pamuntjak nan Sati         tajuknya          Pamuntjak nan Sati, Abas Sutan
Ø  Nama yang menggunakan kata Abd atau Abdul (Arab=hamba), seperti kebanyakan nama orang Arab atau orang Islam, maka tajuknya pada seluruh nama itu. Contoh :
                        Abdul Razak    tajuknya   Abdul Razak
                        Abdul Malik                      Abdul Malik
Ø  Nama dengan gelar
 1. Gelar tradisional, kata utamanya nama keluarga atau bagian nama terkahir. Contoh :
                        Raden Ajeng Kartini                           tajuknya     Kartini, Raden Ajeng
                         Abdurrazak Daeng Patunru                              Patunru, Abdurrazak Daeng
 2. Gelar keagamaan, kata utamanya seperti nama dengan gelar tradisional. Contoh :
                        Imam Ghazali              tajuk                Ghazali, Imam
                        Haji Adam Halim                             Halim, Adam, Haji
                        Peter Piet Petu                                              Petu, Piet, Peter
Ø  Nama samaran
1.      Jika seorang pengarang selalu menggunakan nama samaran dalam karya-karyanya,  
 maka tajuknya ditentukan pada nama samaran tersebut. Contoh : Adinegoro
                       
2.      Jika seorang pengarang  menggunakan nama samaran atau nama sebenarnya dalam karya-karyanya, maka tajuk ditentukan pada nama sebenarnya sebagai tajuk seragam dengan dibuatkan petunjuk lihat pada nama samaran. Contoh :
            Armyn Pane                tajuk                Pane, Armyn
            Adinata                       lihat                 Pane, Armyn
            Djiwa, A                     lihat                 Pane, Armyn
            Empe                           lihat                 Pane, Armyn
            Mada, A                      lihat                 Pane, Armyn
            Pandji, A                     lihat                 Pane, Armyn
Bisa juga ditentukan pada jenis nama yang terdapat dalam karya-karyanya dan dibuatkan penunjukan lihat juga dari masing-masing jenis.  Contoh :
            Pane, Armyn               lihat juga         Adinata
            Adinata                       lihat juga         Pane, Armyn
Ø  Nama yang menggunakan initial seluruhnya
Jika nama dengan intial seluruhnya itu lebih dikenal daripada nama kepanjangannya,   maka tajuk pada nama initial.
 Contoh : Hamka  (Haji Abdul Malik Karim Amrullah) 

Jenis dan Susunan Katalog Perpustakaan


C.    JENIS DAN SUSUNAN  KATALOG

Untuk memudahkan penelusuran, biasanya perpustakaan menyediakan beberapa pendekatan dalam katalognya.  Ada pendekatan pengarang, pendekatan judul, ataupun subyek. Oleh karenanya kemudian dibuatlah bermacam jenis katalog, yaitu :
1.      Katalog  Pengarang, yakni katalog-katalog yang tajuknya adalah  nama pengarang. Oleh karena itu disusun menurut  nama pengarang secara alfabetis
1.      Katalog judul, yaitu katalog yang  tajuknya adalah judul dan disusun menurut abjad judul.
2.      Katalog subyek Verbal, yaitu katalog yang tajuknya adalah kata-kata atau istilah dalam bahasa Indonesia dan  disusun secara alfabetis.
3.      Katalog subyek berkelas, katalog yang tajuknya adalah nomor kelas / nomor klasifikasi yang menunjukkan subyek tertentu dan disusun menurut nomor kelas.
5.      Katalog Shelf list
Katalog yang fungsinya sebagai alat pengontrol terhadap koleksi perpustakaan dan  digunakan untuk kepentingan pustakawan. Katalog shelf list uraiannya bisa sama dengan katalog pengarang atau katalog klas, hanya di bawah atau di balik kartu dituliskan nomor induk, jumlah copy dan harga (bila diperlukan)

Selanjutnya mari kita perhatikan contoh-contoh katalog seperti disebut di atas :

2X0
TAJ     TAJAB
d                Dimensi-dimenai studi Islam / Tadjab,
            Muhaimin, abdul Mujib.-- Surabaya : Karya
            Abditama, 1994.        
                  ix, 346 hal. ; 21 cm.

           
                 1. Islam      2. Muhaimin    3. Abdul Mujib
            4. Judul

 
 



1.      Katalog Pengarang
 (Entri Utama)


2X0                             ISLAM         
TAJ     TAJAB
d                Dimensi-dimenai studi Islam / Tadjab,
            Muhaimin, abdul Mujib.-- Surabaya : Karya
            Abditama, 1994.        
                  ix, 346 hal. ; 21 cm.

           
           

 
 





2.      Katalog Subyek
 (Entri Tambahan)


2X0                             MUHAIMIN
TAJ     TAJAB
d                Dimensi-dimenai studi Islam / Tadjab,
            Muhaimin, abdul Mujib.-- Surabaya : Karya
            Abditama, 1994.        
                  ix, 346 hal. ; 21 cm.

           
           

 
 





3.      Katalog Pengarang
Kedua (Entri Tambahan)








2X0                             ABDUL MUJIB
TAJ     TAJAB
d                Dimensi-dimenai studi Islam / Tadjab,
            Muhaimin, abdul Mujib.-- Surabaya : Karya
            Abditama, 1994.        
                  ix, 346 hal. ; 21 cm.

           
           

 
 



4.      Katalog Pengarang Ketiga
(Entri Tambahan)