Tujuan Pemberkasan Arsip- untuk Menghemat tempat - SPAD




KATA PENGANTAR

Ucapan puji dan syukur selalu bergetar di bibir penulis seraya melantunkan kalimat Alhamdulillaahirabbil’alamiin kehadirat Allah SWT. sang khalik yang maha rahman dan rahim. Karena berkat rahman dan rahim-Nya penulis dapat menyelesaikan penulisan makalah ini. Salawat dan salam marilah kita doakan kepada Allah untuk disampaikan kepada pemuda tampan yang arif dan budiman, baginda Rasulullah SAW. Pelita kehidupan orang-orang yang beriman.
Rasa terima kasih penulis ucapkan kepada dosen ALI AHMAD yang telah memberikan arahan dan bimbingan demi tercapainya maksud dan tujuan makalah ini. Terima kasih juga penulis ucapkan kepada semua pihak yang ikut membantu dan memberikan dorongan moril dan materil, baik secara langsung maupun tidak langsung demi selesainya makalah ini. Semoga Allah SWT membalasi semua amaliyah yang telah diiklaskan dengan ladang pahala yang berlipat ganda. Amin amin ya rabbal ‘alamiin.
Tak ada gading yang tak retak, begitupun makalah ini mungkin ada tertoreh kesalahan baik sedikit maupun banyak yang tak sengaja penulis goreskan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran serta ide cemerlang yang membangun, demi tercapainya maksud dan tujuan makalah ini.
Terakhir, penulis berdoa kepada Allah semoga Allah menyampaikan maksud dan tujuan makalah ini secara tidak langsung. Karena hanya Allahlah pengijabah segala doa hamba-hambanya yang selalu berada dibawah naungannya.
Padang, 17 Desember 2010

                                                                                                            Penulis

DAFTAR ISI

KATA  PENGANTAR:…………………………………………………………..
DAFTAR ISI:……..………………………………………………………………
I. PENDAHULUAN
I.1. LATAR BELAKANG
I.2. TUJUAN
II.PEMBAHASAN
           
III. PENUTUP
IV.1. KESIMPULAN
            IV.2. SARAN
DAFTAR PUSTAKA
















BAB I
PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG
Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan oleh suatu instansi, lembaga dan perorangan untuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan pelaksanaan berbagai tindakan lainnya. Tidak seluruh arsip dinamis digunakan semuanya, hanya sekitar 25% yang disimpan untuk jangka panjang, sedangkan sekitar 5% disimpan permanen. Bila disimpan permanen maka arsip dinamis berubah namanya menjadi arsip statis.
Untuk menentukan kapan arsip dimusnahkan, perlu dibuatkan jadwal retensi yang mencakup masa penyimpanan, tindakan pada jatuh waktu apakah dimusnahkan atau disimpan permanen. Arsip yang disimpan permanen ini biasanya diserahkan kepada Arsip Nasional RI. Penentuan apakah arsip disimpan permanen atau tidak ditentukan oleh berbagai pertimbangan, seperti pertimbangan administrasi, historis, informasi, dan perundang-undangan.

B.     TUJUAN
Didalam mengelola suatu arsip, ada suatu kegiatan yang disebut dengan pemberkasan. Dengan ini kami dari kelompok VI akan  membahas fungsi dari pemberkasan arsip tentang menghemat ruang. Adapun maksud dan tujuan kami membahas hal ini agar disaat kita mengerjakan suatu pekerjaan kita tidak merasa canggung dan tidak melakukan suatu kesalahan dalam memanfaatkan tempat yang telah disediakan dalam artian kita tidak melakukan suatu pemborosan ruang terhadap pemberkasan arsip.
Dimana pada kesempatan ini kami akan membahas tentang beberapa cara atau tindakan yang dilakukan untuk menghindari terjadinya pemborosan terhadap ruang.


BAB II
PEMBAHASAN
MANGHEMAT RUANG

Sistem pemberkasan arsip dinamis dimulai dengan menentukan struktur organisasi dari instansi/lembaga yang memiliki sistem pemberkasan yang mungkin berbeda dengan unit lain walaupun sama-sama di bawah instansi/lembaga yang sama. Perbedaan ini terjadi karena keperluan masing-masing unit berlainan. Dengan dilakukan nya pemberkasan arsip maka akan menghasilkan sedikitnya rungan yang terpakai dalam penyimpanan arsip dalam artian telah terjadinya penghematan ruangan.
Pemberkasan arsip dinamis dapat dilakukan dengan cara pengklasifikasian. Dimana klasifikasi itu terdiri atas beberapa system, diantaranya; system abjad, tanggal, nomor dan wilayah.
 diantar Masing-masing sistem pemberkasan memiliki keunggulan dan kelemahan, tergantung pada unit yang menggunakannya
Langkah-langkah  yang dilakukan untuk menghemat  ruangan
1.      Melakukan system penyimpanan
penyimpana adalah system yang dipergunakan pada penyimpanan arsip, agar kemudian penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana arsip tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
System penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari arsip yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Ada  dua jenis urutan yaitu urutan abjad dan urutan angka.
System penyimpanan berdasarkan urutan abjad adalah system nama (sering disebut system abjad, system geografis dan system sabjek). Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah system sabjek dengan kode nomor, pada umumnya system penyimpanan yang dapat dipakai sebagai system penyimpanan yang standar adalah system abjad (system nama).
Adapun yang dilakukan dalam penyimpanan arsip yaitu dilakukan pengklasifikasian, yang mana kalasifikasi tersebut terdapat tega macam pola klasifikasi arsip;
1.      Klasifikasi pertama adalah klasifikasi subjek atau pokok masalah yang didasarkan atas pokok masalah dari peristiwa atau kejadian yang merupakan suatu kegiatan sejak permulaan samapai tindakan terakhir.
2.      Klasifikasi kedua adalah klasifikasi instansi yang didarasarkan kepada nama instansi atau badan yang menyimpan arsip.
3.      Klasifikasi ketiga adalah klasifikasi bentuk yang didasarkan kepada bentuk warkat, seperti kumpulan surat keputusan, surat laporan, tulisan ilmiah dan sebagainya.
Dari ketiga pola diatas yang merupakan system yang standar adalah klasifikasi subjek (system subjek) dan klasifikasi instansi (system abjad nama).
Didalam penyimpanan arsip agar tidak terjadinya pemborosan ruangan, maka dapat dipakai beberapa peralatan yang berguna untuk penyimpanan arsip, diantaranya;
·         Filing cabinet (lemari arsip)
·         Folder
·         Sekad atau guide
Penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis merupakan suatu kegiatan kerja yang bermanfaat dalam penghematan ruangan.


2.      Melakukan penataan arsip
Penataan adalah kegiatan mengatur dan menyusun sesuatu dalam suatu tatanan yang sistematis berdasarkan tipe dan kegunaannya, didalam penataan arsip ada beberapa macam arsip yang harus dilakukan penataan.
1.        Penataan arsip dinamis aktif adalah bagaimana mengatur dan menata berkas yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan organisasi.
2.        Penataan arsip dinamis inaktif adalah bagaimana mengatur dan menata berkas yang sudah jarang digunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas dalam suatu susunan yang sistematis dangan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan tugas organisasi.
Persiapan yang harus dilakukan dalam penataan arsip atau berkas, diantaranya;
a)      Pemberkasan arsip (aispecting), adalah melakukan pemisahan-pemisahan arsip berdasarka kelompok-kelompok menurut masalah dan sub-sub masalah yang sesuai dengan pola klasifikasi dan keadaan arsipa yang bersangkutan.
b)      Pengindeks-an arsip (indexing) adalah kegiatan proses menentukan
c)      kata tangkap dari arsip yang akan disimpan.
d)     Pengkodean adalah kegiatan pemberian tanda pengenal masalah yang mengacu pada kode klasifikasi arsip yang akan menunjukkan arsip sesuai dengan kelompoknya.
e)      Tujuk silang adalah alat bantu indeks yang menunjukkan adanya hubungan antara dokumen satu dengan yang lain atau berkas satu dengan yang lainnya.
f)       Pelabelan adalah kegiatan penulisan indeks dank ode klasifikasi pada tab sekat dan folder.
g)      Menyusun arsip-arsip yang sudah jelas kode dan permasalahannya.
Dengan dilakukannya penatan arsip maka akan menghindari pemborosan terhadap ruangan penyimpanan arsip.
3.      Penyusutan arsip
Dalam peraturan pemerintah nomor 34 tahun 1979 yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah pengurangan arsip dengan cara;
a.       Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
b.      Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
c.       Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan kearsip nasional.
Menurut arsip nasional RI penyusutan arsip adalah pemindahan arsip dari file aktif ke file inaktif atau pemindahan arsip-arsip dari unit pengolah kepusat penyimpanan arsip. 
Dalam pelaksanaan dikantor, juru arsip terlebih dahulu meneliti dan memilih arsip dengan pertimbangan dibawah ini;
a.       Harus tetap ditempat penyimpanan utama
b.      Boleh dipindahkan dari tempat penyimpanan utama ketempat penyimpanan pembantu.
c.       Boleh dipindahkan dari tempat penyimpanan pembantu ke gudang.
d.      Boleh diambil dari gudang dan dimusnahkan
e.       Atau diserahkan atau dikirim kearsip nasional
Penentuan jangka waktu penyusutan dan penghapusan sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:
a.       Jangka waktu secara umum berpedoman pada masa pembukaan arsip untuk umum kecuali untuk hal yang khusus ditetapkan 30 tahun.
b.      Peraturan yang ditetapkan
c.       Pedoman badan pemeriksa keuangan bagi arsip yang menyangkut keuangan Negara.
d.      Pedoman lain dari lembaga atau instansi pemerintah yang berwewenang menyangkut Negara.
Untuk penilaian arsip menurut umurnya dapat dilakukan sebagai berikut;
a.       Arsip yang tidak boleh dimusnahkan atau hilang dan harus disimpan lama ditempat ynag aman.
b.      Arsip-arsip yang disimpan menurut jangka waktu yang telah ditentukan secara umum dan khusus.
c.       Arsip-arsip yang tidak perlu disimpan dan dapat dimusnahkan.
Dengan adanya kegiatan penyusutan arsip berarti kita telah melakukan penghematan tempat untuk menyimpan arsip. Dan juga dapat menghindari terjadinya pencampuran arsip.
4.      Pemindahan arsip
Pemindahan arsip yang tidak dipakai dapat dilakukan dengan cara pemusnahan atau dengan cara lain. Pemindahan arsip kepusat penyimpanan arsip dengan cara penyiangi asip yang telah habis jangka waktu penyimpanan dan tidak dapat dipergunakan lagi.
Dengan penyiangi arsip akan diperoleh :
1. arsip yang akan dipindahkan terpusat penyimpanan
2. arsip yang yang harus dimusnahkan/dikirim kearsip nasional
Pemindahan arsip kepusat nasional tidak dapat dilakukan lembar demi lembar tetapi perbekas. Didalam pemindahan arsip keunit pengelolah kepusat penyimpanan perlu disiapkan perlengkapan folder, box, dan tali.
Dalam pemindahan arsip berisi :
1. nama unit pengelola
2. pokok masalah
3. macam-macam arsip
4. keadaan fisik arsip
5. jumlah berkas.
Pemindahan arsip kearsip nasional dengan cara : menyeleksi arsip yang bersifat permanen. Untuk mengetahui nilai permanen/sementara dengan memeriksa jadwal retensi/melalui jangka waktu penyimpanan baik sebagai arsip/non aktif arsip yang telah habis maka penyimpannnya harus dipindahkan tepi tidak semua arsip yang habis jangka penyimpannnya yang harus dipindahkan.
5.      Melakukan pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip/dokumen adalah  menghapus keberadaan keduanya dari tempat penyimpanan arsip. Hal ini adalah tindakan menghancurkan secara fisik. Arsip/dokumen yang sudah berakhir dan tidak memiliki nilai. Penghancuran arsip tidakdilakukan secara total sehingga dihilangkan identitasnya.
Cara pemusnahan arsip.
1.      Dengan membakar arsip
2.      Penghancuran dengan bahan kimia
3.      Pencacahan arsip denganalat pencacah arsip.
Arsip yang sudah habis masanya telah dimusnahkan tidak dibenarkan dimanfaatkan dengan cara sebagai sampul surat atau dijual.
Dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara lain :
1. Membuat daftar arsip yang digunakan
2. Membuat berita acara pemusnahan
3. Disaksikan 2 orang pejabat yang berwenang.




BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Didalam penghematan ruangan dalam pemberkasan arsip dapat kita lakukan dengan berbagai cara diantaranya;
1.      Dilakukan penyimpanan secara sistematis
2.      Dilakukan penataan arsip
3.      Dilakukan penyusutan arsip
4.      Dilakukan pemindahan arsip
5.      Dan dilakukan pemusnahan arsip
Dengan dilakukannya kegiatan-kegiatan diatas maka tempat atau ruangan yang kita gunakan dalam pemberkasan arsip tidak akan penuh dan arsip-arsip pun akan tersimpan dan tertara dengan rapi. Dan apabila disuatu saat arsip itu dibutuhkan maka mudah untuk menemukannya.
SARAN
 Tak ada gading yang tak retak”, itulah sifat manusia. Begitu juga dengan kami sebagai pemakalah. Dalam makalah ini, kami menyadari bahwa penulisan makalah ini masih jauh dari tingkat kesempurnaan. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati kami sangat mengaharapkan kritikan dan saran yang membangun dari para pembaca demi tercapainya maksud dan tujuan makalah ini.
Terakhir kami berharap mudah-mudahan makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Terutama bagi kami sebagai pemakalah.






DAFTAR PUSTAKA

Amzah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1989
Basuki, Sulistio. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia, 2000


                                                              




2 komentar:

  1. spa algeciras mengatakan...
    Gracias siguán publicando felicitaciones buena publicación
  1. thanks foR aTtantions .. :)

Poskan Komentar