PERAN JASA LAYANAN INFORMASI

PERAN JASA LAYANAN INFORMASI The Interface role of an information service Fungsi utama suatu jasa layanan informasi (information service) ialah untuk bertindak sebagai antar-muka (interface) antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai kelompok pemakai dan dunia sumber-sumber informasi dalam bentuk tercetak maupun dalam bentuk lain. Adalah fungsi jasa layanan informasi untuk mempertemukan ("interface") kedua dunia ini seefisien dan seekonomis mungkin. Jika diartikan sebagi peran yang agak pasif, maka ini berarti bahwa fungsinya ialah mengupayakan bahwa setiap dokumen atau informasi yang diperlukan oleh seorang anggota kelompok pemakai harus disediakan baginya, sedapat mungkin pada saat ia memerlukannya. Dalam arti lebih aktif, ini berarti bahwa fungsi jasa informasi ia1ah mengarahkan perhatian para anggota kelompok pemakai ke dokumen atau data yang bisa membantu mereka dalam pemecahan masalah atau pembuatan keputusan. Layanan ini diIakukan secara berkesinambungan dengan memperkenalkan literatur baru di bidang yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing anggota ("current awareness services" atau jasa kesiagaan informasi). Untuk memenuhi fungsinya sebagai antar-muka (interface), suatu jasa layanan informasi melakukan 3 kegiatan utama (Diagram 1 dan 2): a. pengadaan dan penyimpanan dokumen, Suatu jasa layanan informasi yang efisien dan modern mestinya mampu menjamin bahwa praktis setiap dokumen dari khazanah literatur yang ada, atau data apapun yang terkandung dalam suatu dokumen, harus dapat diakses oleh semua anggota kelompok yang memerlukannya. lmplikasinya ialah bahwa semua sumber informasi berupa dokumen harus tersedia, meskipun tidak semuanya harus ada dalam perpustakaan bersangkutan. Karena tidak satu perpustakaan pun dapat memiliki semua dokumen yang pemah diterbitkan, maka penting sekali bahwa dokumen-dokumen yang diadakan untuk koleksi suatu perpustakaan benar-benar dokumen yang paling potensial bermanfaat bagi anggotanya. Tetapi penting pula bahwa perpustakaan mampu mendapatkan secepat mungkin dokumen lain yang dibutuhkan kelompok pemakainya lewat pembelian, fotokopi atau pinjam antar perpustakaan. Di samping itu, dalam koleksi perpustakaan itu sendiri, penyusunan dokumen harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan. Dokumen yang diperkirakan akan banyak digunakan harus paling mudah diakses. Dengan demikian sumber-sumber informasi suatu pusat informasi ditinjau dati segi kemudahan dalam akses dapat misalnya dikelompokkan sebagai berikut: 1. Dokumen dalam koleksi pusat informasi di rak yang terbuka (pemakai dapat memilih dan mengambil sendiri) 2. Dokumen dalam koleksi pusat informasi tetapi di rak di ruangan yang tidak terbuka bagi pemakai 3. Dokumen milik pusat informasi tetapi disimpan di tempat penyimpanan di lokasi lain 4. Dokumen yang tidak dimiliki pusat informasi b. organisasi dan pengawasan dokumen, Setelah dokumen diadakan, dokumen itu perlu ditata dan diawasi ("organized and controlled") agar dapat diidentifikasi dan ditemukan apabila pemakai membutuhkannya. Kegiatan organisasi dan pengawasan mencakup klasiIikasi, pengatalogan, pengindeksan subyek dan pembuatan abstrak. c. penyebarannya, atau penyebaran informasi tentang dokumen ini lewat berbagai bentuk layanan seperti: penelusuran literatur, fotokopi, dsb. Bahan ini merupakan terjemahan bebas dari bab pertama buku F.W. Lancaster Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing and Evaluation,2ai1• ed Terjemahan ini disusun sebagai bahan bacaan untuk mata kuliah Dasar-Dasar Or2anlsasi Informasi. Hendaknya bahan ini tidak digunakan sebagai sumber rujukan untuk penulisan makalah, skripsi, tesis,