Selasa, 29 Maret 2011

Dasar dasar manajemen

Dasar- Dasar Manajement

A.     Manajement

1.      Pengertian Manajemen 
1. Etimologi
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti "mengendalikan,
bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

2.      Terminologi
Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakandan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.

3.      Para Ahli
Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi
 Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.


B.    Teori manajemen
Manajemen ilmiah, atau dalam bahasa Inggris disebut scientific management, pertama kali dipopulerkan oleh Frederick Winslow Taylor dalam bukunya yang berjudul Principles of Scientific Management pada tahun 1911. Dalam bukunya itu, Taylor mendeskripsikan manajemen ilmiah adalah "penggunaan metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan." Beberapa penulis seperti Stephen Robbins menganggap tahun terbitnya buku ini sebagai tahun lahirya teori manajemen modern.

C.     Fungsi manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:
Ø  Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
Ø  Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
Ø  Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha
D.     Sarana manajemen
Man dan machine, dua sarana manajemen. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.
Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.
Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.
Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.
Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.
Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.
Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.
E.    Prinsip manajemen
 Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis
F.     Tingkatan Manajemen (Manajemen Level).
Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3 tingkatan :
  1. Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Dan mereka tidak membawahi manajer yang lain.
  2. Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya kadang-kadang juga karyawan operasional.[8]
  3. Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative kecil, manager puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi. [9]
 Manajemen sebagai sebuah profesi 
      Sebagai sebuah profesi, manajemen memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
a.       Merupakan sebuah spesialisasi yang memiliki prinsip-prinsip, ketrampilan dan teknik-teknik analisis tertentu,
b.      Memiliki aturan main dan kode etik tertentu.
c.       Bersifat universal. Manajer-manajer yang sudah terlatih baik bisa dengan mudah dipindahkan dari industri yang satu ke industri yang lain. Meskipun untuk ini ada catatan, yakni: Untuk jenis pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan teknis tertentu yang semula tidak dimiliki oleh seorang manajer, sebuah proses transfer belum bisa dijamin berhasil sebelum ketrampilan teknis tersebut bisa dipelajari lebih dahulu. Misalnya, seorang bekas jendral angkatan darat sudah pensiun dan diserahi posisi sebagai presiden direktur sebuah pabrik
Organisasi
 1.Pengertian Organisasi
a. Etimologi .Organisasi (Yunani: ργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah unt tujuan bersama . Baik dalam penggunaan sehari-hari maupun ilmiah, istilah ini digunakan dengan banyak cara.

b. Terminologi
  • Sekelompok orang yang bekerjasama dengan
  • terkoordinasi
  • terstruktur
  • untuk mencapai tujuan tertentu
c. Para Ahli
   Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.
  • Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama [2].
  • James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama [3].
  • Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih[4].
Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (etity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan [5]
a.  Bentuk-bentuk organisasi
  1. Organisasi politik
  2. Organisasi sosial
  3. Organisasi mahasiswa
  4. Organisasi olahraga
  5. Organisasi sekolah
  6. Organisasi negara
  
b.                    Tujuan Organisasi
1.      Tujuan organisasi penting dan perlu sebagai alat pemersatu kegiatan anggota organisasi.
2.      Manajemen berdasar tujuan perlu diketahui dan dihayati orang sehingga apa yang dikerjakan orang itu jelas, melibatkan semua orang, koordinasi tercapai, kegiatan terintegrasi, penilaian mudah.
3.      Pelaksanaan Manajemen Berdasarkan Tujuan berdasarkan keper-cayaan kemampuan dan dukungan.
4.      Manajemen Berdasar Tujuan ada manfaat dan kelemahannya.
c.       Manffaat Organisasi
  • Melayani masyarakat
  • mencapai tujuan
  • mengembangkan karir
  • memelihara ilmu pengetahuan
d.        Fungsi Organisasi
Dalam mencapai maksud dan tujuan organisasi, ada 4 fungsi organisasi yang sangat perlu diperhatikan berkaitan dengan manajemen organisasi, yakni:

1. Planning (perencanaan)
Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya dalah rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bias melalui rapat-rapat, seperti:
• Rapat Kerja (pengurus organisasi) yang membicarakan rencana-rencana kerja pengurus serta kegiatan anggota yang akan dilakukan dengan satu atau lebih target yang akan dicapai.
• Rapat Anggaran, untuk menentukan berapa jumlah anggaran yang diperlukan untuk mendukung kerja organisasi atau untuk suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau proposal kegiatan.
2. Organizing (pengaturan)
Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan adalah :
• Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan (relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.
• Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing bagian.
• Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (misal. Rapat Koordinasi antar bagian, Rapat Pimpinan antar Organisasi, dll)
• Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi
Harus diatur dan ditata dengan baik administrasi organisasi, seperti surat masuk, surat keluar, laporanlaporan, proposal keluar, data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki, perangkat yang dipinjam dll.
3. Accounting (pelaporan)
Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan sikap & rasa tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :
• Progress Report (Laporan Pengembangan Kegiatan)atau
• Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan
4. Controling (pengawasan)
Tugas organisasi ataupun pimpinan organisasi yang tidak boleh terlewatkan adalah melakukan pengawasan terhadap aktifitas organisasi ataupun realisasi kegiatan dan penggunaan anggaran.





Manejer

1.      Pengertian  Manajement
Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.
2.       Peran manajer
Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu:
1.      Peran antarpribadi
Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.
2.      Peran informasional
Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.
3.      Peran pengambilan keputusan
Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.
Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.
Manajer yang Sukses 
  • Pendidikan
  • Pengalaman
  • Visi
  • Etika
  • Dimensi Internasional

3.       Tingkatan manajer
Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, berdasarkan tingkatannya.
Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:
·         Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
·         Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
·         Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).
Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.
3. Tanggung jawab manajemen: 
      Manajemen di dunia usaha, baik for profit maupun sosial, setidak-tidaknya bertanggung jawab pada empat kelompok: para pemegang saham atau Yayasan pendiri, karyawan / pekerja, pelanggan, dan masyarakat umum.
      Kepada para pemegang saham, manajemen bertanggung jawab untuk melindungi modal yang ditanamkan dan mengusahakan hasil yang lebih dari penanaman modal tersebut. Manajemen tidak hanya bertanggung jawab untuk hasil jangka pendek tetapi juga hasil jangka panjang.
      Kepada karyawan atau pekerja manajemen memiliki berbagai jenis tanggung jawab. Manajemen harus berusaha untuk menyediakan pekerjaan yang tetap dengan upah yang memadai; menjaga kondisi dan keselamatan kerja yang baik; dan rasa aman secara ekonomis setelah masa pensiun.
      Kepada pelanggan manajemen harus menyediakan produk berkualitas dengan harga yang bersaing dan menyediakan pelayanan perbaikan atau perawatan yang memadai.
      Kepada masyarakat umum, manajemen bertanggung jawab untuk selalu menjadi anggota masyarakat yang baik. Ini berarti ikut terlibat dalam kegiatan-kegiatan kemasyarakatan, menjaga lingkungan dari pencemaran, dsb. 
 Sebagai gambaran, tabel di bawah ini memberi perbandingan tentang seorang manajer dan tuntutan terhadap seorang pemimpin.  
MANAJER
PEMIMPIN
Adalah orang-orang yang melakukan hal secara benar
Adalah orang-orang yang melakukan hal yang benar
Manajer berhadapan dengan  kompleksitas
Pemimpin berhadapan dengan tantangan perubahan
Manajer adalah Pembangun
Pemimpin adalah Arsitek
Manajer mengatur, menata, mengorganisasi dan mengontrol
Pemimpin menggerakkan
 
Konsep Dasar Manajemen
1.      Manajemen adalah proses merencana, mengorganisasi, mengarah-kan, mengoordinasikan serta mengawasi kegiatan mencapai secara efisien dan efektif tujuan organisasi.
2.      Proses manajemen dilakukan oleh manajemen bawah, menengah dan puncak.
3.      Manajemen dalam pengertian orang menjalankan peranan melakukan hubungan pribadi, pemberi informasi dan pengambil keputusan.
4.      Manajemen harus berketerampilan konseptual, manusiawi, dan teknis.

Hal yang berbeda antara organisasi dan manajemen adalah organisasi sebagai alat atau wadah sekelompok orang dalam mencapai tujuan tertentu, sedangkan manajemen lebih mengarah kepada pengaturan atau pengelolaan untuk mencapai tujuan tersebut, adapun persamaan dari organisasi dan manajemen ialah sama-sama memiliki sasaran dan tujuan tertentu yang ingin dicapai.
 

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar